Du finner oss nå på www.foreningsbloggen.no. Vi sees!
Gjesteblogger: Merete Grimeland
Kursholder på SiO Foreningers kurs i kommunikasjon og markedsføring
To tips til markedsføringen av ditt arrangement
Da jeg startet min tid som frivillig ble jeg med i PR–gruppa i filmklubben Cinema Neuf. Vi var fire stykker, og vi byttet på å lage plakatene (og å henge dem opp, men det var ikke så gøy…) Dette var høsten 2007. Facebook var på vei inn, og Underskog og en rekke andre kulturkalendere gav så mange ekstra muligheter for å spre filmvisningene våre at det nesten var overveldende. Jeg følte at jeg ikke fikk lagt ut visningene på mange nok steder. Vi hadde en standard rutine som tok utgangspunkt i at plakater var hovedkanal. Vi hadde også et programblad som vi lagde i starten av hvert semester for å vise frem programmet vårt. Men selv om vi brukte både plakater og sosiale medier var det ikke så mange som kom på visningene våre.
Vi fortsatte arbeidet videre som før, men våren 2008 var det en modig sjel som bestemte seg for å begynne å spørre publikummerne våre hvordan de hadde fått vite om visningene våre. Noen hadde vært på visning før og likte at filmene ble vist på filmrull, andre likte bare den spesifikke filmen som ble vist den kvelden, mens andre var der fordi de kjente noen av oss i styret. Det var ikke så mange som hadde sett plakatene våre.
Derfor: Tips 1: Sjekk hvordan folk har fått høre om deg!
Vi brukte det vi lærte av å spørre publikum til å jobbe videre med promotering av visningene våre. Men det var likefult mye arbeid, og overveldende å få det til. Vi hadde to visninger i uka, så det å skulle rekke å benytte alle mulighetene til markedsføring som var der ute to ganger i uka var ganske vanskelig. Vi hadde i alle fall lært oss en ny ting, det var å høre med de som kom til oss hvordan de hadde fått høre om oss.
Senere var jeg med på kurs hos SiO i kommunikasjon og markedsføring. Her kan det nevnes at ting har utviklet seg sånn at jeg holder dette kurset selv i dag. Men, uansett. Den overveldende følelsen jeg hadde i forbindelse med alt arbeidet som skulle gjøres hver eneste gang, ble litt mindre etter kurset. For en av de tingene som jeg syns var mest nyttig for meg var en mal for en markedsføringsplan.
Et av de viktigste punktene på den planen var MÅL:
- Hva var det vi ville oppnå for hvert arrangement vi hadde?
- Hvor mange ville vi skulle komme?
- Ville vi at noen av de som kom også skulle bli frivillige i foreningen?
- Ja, hva måtte vi i så fall gjøre?
Tips 2 er derfor: Planlegg hvordan du skal promotere!
I dag syns jeg markedsføringsplanen er enda mer nyttig enn før, for mengden kanaler vi kan promotere gjennom blir bare større og større. Ved å bruke planen som verktøy må man tenke over hvem det er man vil kommunisere med, og hvor de er. Alle kanalene er kanskje ikke relevante lenger, og arbeidsmengden kan bli litt mindre og enklere. Etterpå kan man også se på arrangementet og planen i sammenheng, å finne ut om man oppnådde det man var ute etter. Hvis man ikke gjorde det så bruker man kunnskapen man har fått til å gjøre det bedre neste gang.
Planen kan du laste ned her. Hvis du kjenner at du gjerne skulle lært mer om å jobbe med markedsføringsplanen, og om evaluering av resultatene, da kan jeg fortelle deg at det går vi gjennom på kurset i kommunikasjon, markedsføring og sosiale medier.
Lyst til å være med? Meld deg på da vel.
Merete driver selskapet World Wide Narrative sammen med Therese Byhring. Har blant annet jobbet med studenter gjennom nattens helter og rektors utfordring. Alt hun har lært gjennom frivillig arbeid ved UiO bruker hun hver dag.
Gjesteblogger: Silje Christine Andersen
Formand i Det Norske Studentersamfund
Studentforeningenes jubileum!
Onsdag 2. oktober 2013 feirer Det Norske Studentersamfund 200 år. Da Universitetet i Oslo ble grunnlagt og de første studentene ble immatrikulert, gikk det bare en måned før de stiftet sin egen studentforening. Selv om de var bare 17 stykker forsto studentene raskt verdien av å ha et samlingssted utenfor studiene. Det Norske Studentersamfund ble derfor stiftet med det formål å “gjennom vitenskapelige sysler og underholdende beskjeftigelse utbre åndsdannelse og broderånd blant sine medlemmer”.
Når Studentersamfundet nå har eksistert i 200 år sier dette mye om hvor viktig foreningstradisjonen er for norske studenter. Dagens jubileum er derfor en feiring av hele student-Norge og viktigheten av et godt og variert studentmiljø. Forelesninger og kollokviegrupper er ikke nok for å trives på studiene. Det er alt man gjør ved siden av som gir studiehverdagen ekstra mye mening. Det finnes utallige studentforeninger og organisasjoner man kan engasjere seg i, så mange at det kanskje virker uoversiktlig og vanskelig å velge. Det er helt annerledes å være student i Oslo i dag enn det var for eksempel for 60 år siden. Antall studenter har mer enn tidoblet seg, og studentmiljøet er fragmentert og mangfoldig.
Men det er like meningsfullt å engasjere seg i dag. Før var Studentersamfundet til primært for universitetsstudentene på grunn av den historiske og geografiske tilknytningen til institusjonen. Men en studentorganisasjon eksisterer utelukkende på studentenes egne premisser. Det vil si at etter hvert som studentmiljøet i Oslo utvikler seg kan man gjøre endringer. Studentersamfundet på Chateau Neuf har derfor lenge vært åpent for studenter fra alle utdanningsinstitusjoner i Oslo.
Å være en studentforening uten en spesifikk tilhørighet gir et unikt mangfold og et spesielt godt internmiljø. På Oslostudentenes kulturhus er det arrangementer hver eneste dag og et tilbud for enhver smak. På Studentersamfundet verdsetter vi variert debatt der kan alle meninger kan uttrykkes. Vi har derfor bevart vår sterke debatt-tradisjon og legger fortsatt stolthet i at vi har “landets frieste talerstol”.
Vi ønsker deg hjertelig velkommen til oss i jubileumsåret. På stiftelsesdagen holder vi en storslått jubileumsmarkering i Storsalen på Chateau Neuf kl. 18.00, etterfulgt av sprudlende servering og en rekke gratiskonserter. Bli med å feire at hele student-Norge fyller 200 år!
Mer om Det Norske Studentersamfund, og jubileet finnes her.
Hans Majestet den Gyldne Gris er Studentersamfundets høye beskytter. Her sees Formanden og Majesteten sammen.
Foto: Aslaksen/Schrøder
Silje Christine Andersen er Formand i Det Norske Studentersamfund i jubileumsåret 2013. Hun har tidligere vært leder i Oslo Student TV, og er mastergradsstudent i Kinesisk samfunn og politikk ved Universitetet i Oslo.
Det Norske Studentersamfund holder til på Chateau Neuf på Majorstua, og er møtested og debattarena for studenter og eldre akademikere der alt fra filosofiske til politiske spørsmål blir tatt opp. Organisasjonen består av 30 ulike studentforeninger og har til sammen 4000 medlemmer.
Foreningsmangfold i praksis
I dag har vi satt i gang en liten høstkampanje i SiO Foreninger. Vi vil vise frem mangfoldet studentforeningene representerer, og akkurat i dag og i morgen så illustrerer vi det ved å pynte opp campus på Blindern, HiOA og BI med karakterer som illustrerer foreningene.
Er de ikke fine?
Samme hvem av dem du syns ser best ut, eller kunne tenke deg å henge med, så vil du finne en forening de hører hjemme i.
Film, teater, kor, historie, dans, religion, hagedyrking – alt finnes der ute!
Har du sett en av disse på campus i dag? Eller vil du vite mer om mangfoldet av studentaktivitet? Les mer HER
En leders ansvar
Å være leder i en studentforening gir mange morsomme stunder med gode venner, og du vil sitte igjen med en masse erfaringer, kunnskap og gode kontakter for resten av livet.
Men hvilket ansvar har egentlig lederen?
Universitas ringer, denne gangen fordi arrangementet trakk flere enn forventet. Forrige uke dukket ingen opp, og lederen måtte forklare hvorfor. Senere på dagen er det styremøte, det skal diskuteres hvordan nye medlemmer skal rekrutteres, hva som skal sendes inn til Kulturstyret i søknaden om støtte, og det skal diskuteres hvordan skal man dekke opp tapet fra forrige ukes arrangement. Etter møtet løfter lederen et av styremedlemmene som mangler motivasjon. Mange oppgaver løst i dag, men morgendagen venter nye utfordringer.
Lederen har ansvaret for at alle hjulene på vogna trekker, at lasten er godt sikret, og at kursen er satt riktig for foreningen. Når ting butter imot skal lederen stå frem og ta ansvar, hun skal være en støtte for sine medlemmer, motivere og hjelpe til der det trengs. Hun skal være tilstede for medlemmer som trenger ekstra oppfølging, ta den tøffe samtalen med medlemmer som enten ikke gjør jobben sin eller som mangler motivasjon.
Når ting går bra skal hun sikre gode rutiner for at ting skal gå godt også fremover. Holde humøret oppe og skape god flyt. Hun skal fremheve alt det gode som gjøres i foreningen, fremheve enkeltpersoners ekstra innsats, bygge en positiv kultur i foreningen.
Hun skal tilpasse språket sitt etter hvem hun møter og snakker med, enten om det er styremedlemmet, medlem, generalforsamlingen eller avisen som ringer. Hva passer å si, hva kan man love, mene, eller tenke. Hvordan blir man tolket.
Så hva forventes av lederen? Hun skal kunne kommunisere, hun skal bygge foreningens omdømme og profil, hun skal fronte god organisasjonskultur, ha oversikt over økonomien i foreningen og ta vare på sine medlemmer, enten de har de tøft, eller trenger et løft.
Dette er en leders ansvar!
Er du foreningsleder? Aspirerende leder? Eller har lederansvar i foreningen?
Bli med på SiO foreningers lederkurs 20.-22. september. Her møtes studentledere for å diskutere vervet sitt, lære mer om hva det vil si å lede og metoder for god ledelse.
Klikk her for mer informasjon og påmelding.
Heder og ære!
Vinnerne av foreningsprisene 2013
En gang i året gjør Universitetet i Oslo stas på seg og sine, det foregår på årsfesten 2. september, og da skal også studentforeningene hedres.
Det nomineres studentforeninger i fire kategorier, og vinnerne i år er Feministisk forum som årets nyskapning, Farmasøyter Uten Grenser Studentgruppes «Løp for Lab» som årets enkelttiltak, årets studentpublikasjon ble Teknovatøren, og den gjeve prisen for årets studentforening gikk til Cinema Neuf. Vi gratulerer så mye! Prisen er et samarbeid mellom UiO og SiO. Vinnerne får heder og ære, 5000 kroner og ikke minst får de overrakt prisene på scenen på Frederikkeplassen under årsfesten.
Vinnere er forskjellige fra hverandre både med tanke på formål og aktivitet, og viser mangfoldet blant studentforeningene på Universitetet. Vinnerne og de andre nominerte viser hva man kan få til gjennom studentengasjement, og det er bra at foreningene og deres innsats løftes frem av lærestedene. Og det er bra at UiO deler ut heder og ære til foreningene og inkluderer prisutdelingen i sin egen bursdagsfeiring, i år for øvrig feiret med marsipankake og konsert med Black Debbath.
Foreningene trenger og fortjener all den publisiteten de kan få, og det ville ikke vært unaturlig at lærestedene i større grad bruker studentforeningene i markedsføringen av seg selv. Samarbeid mellom læresteder og foreninger vet vi er fruktbart for begge parter.
For oss som jobber med foreninger hver dag er det morsomt å se at alt arbeidet som legges ned verdsettes, og at UiO vil vise frem prisvinnerne på sin årsfest. Det burde være flere arenaer der det foreningene gjør og bidrar med blir satt søkelys på, og vi kan jo håpe at UiOs pris til studentforeninger er den første i rekken av priser som blir delt ut til flinke og engasjerte studentforeninger!
Gratulerer igjen til foreningene som vant! Mer om prisene, vinnerne og de nominerte kan du lese her.
Gjesteblogger: Sabine Kristensen
SiO Foreningers kursholder på Regnskapskurs for store foreninger
Hei kjære foreningsmennesker og medstudenter!
Nå som et nytt studieår så vidt er i gang er det mange nye medlemmer og frivillige som skal ta i sine første tak i nye foreninger. Dette er alltid en spennende tid, og mulighetene er mange. Det finnes over 450 studentforeninger i Oslo, og også innad i de ulike foreningene er det mange forskjellige oppgaver å ta tak i, og mye å lære.
Foreningslivet
Gjennom mine fire år som frivillig i studentforeninger på Blindern har jeg lært mye, fra å lage potetmos med sementmikser til å sende brev til næringsetaten. Det nyttigste jeg sitter igjen med er en evne til å snakke med mennesker som jeg ikke hadde tidligere, og kunnskapen og ferdighetene jeg skaffet meg innen regnskapsføring og økonomi.
Da jeg startet i økonomiutvalget i foreningen min som helt fersk student var jeg en tur innom SiO Foreningers Regnskapskurs for store foreninger. To år etterpå ble jeg spurt om jeg ville holde det samme kurset, og det har jeg gjort de to siste årene.
Å holde et kurs for andre studenter som er interessert i foreningslivet har vært utrolig morsomt og spennende. Det gir et innblikk i hvordan andre foreninger fungerer, og hvilke utfordringer de møter i sin hverdag. Dessverre er det slik at en del som ender opp i en økonomiposisjon er litt motvillige til jobbe, noe som er synd. For det er ingen annen posisjon i foreningene som er så viktig for å holde dem gående, og hvor man for et så godt overblikk og innblikk i foreningens gjøremål. Det er også en erfaring som er overførbar til mange andre steder utenfor studenthverdagen, og har potensiale til å gi en god mestringsfølelse.
Regnskapskurset
Regnskapskurs for store foreninger går over tre kvelder, og har hovedfokus på regnskapsprogrammet Mamut og oppbyggingen av regnskap. Det er selvfølgelig mange tall man jobber med, men det krever ingen matematiske kunnskaper utover det en mobilkalkulator kan hjelpe med.
Den første kvelden brukes på å forklare oppbyggingen til et standard regnskap, og viktigheten av rollen som regnskapsfører/økonomiansvarlig. I tillegg snakker vi noe om forskjellige lover og regler som henger sammen med regnskap, og bygger opp en grunnleggende forståelse av regnskapsføring og begreper innen dette feltet.
De to neste kveldene brukes til å gi en innføring i dataprogrammet Mamut. Vi går gjennom de mest brukte funksjonene og fører et enkelt lite regnskap som simulerer et årsregnskap. Gjennom disse kveldene kommer vi innom så godt som alle funksjoner som trengs for å klare å bruke programmet effektivt i studentforeningene.
Hjelp på veien
Sammen med kurset kommer det også tre hefter som gir en mer detaljert gjennomgang av det samme materialet, og en «bruksanvisning» for Mamut. Om man noengang støter på problemer som man ikke klarer å løse innad i foreningen, så er det selvfølgelig bare å ta kontakt med SiO Foreninger som sender noen som kan vifte med en tryllestav og løse flokene på magisk vis. De siste to årene har dette vært meg, og det er noe jeg har syntes har vært veldig interessant, for da har jeg kunne se hvordan de ulike foreningene har arbeidet og organisert regnskapene sine. Jeg er kanskje litt nerd…
De vanligste feiltrinn jeg støter på er ting som er enkelt å unngå. For det første er det viktig å ikke jobbe i skippertak, for ingenting er enkelt når man er stressa og har liten tid. Det andre er å avklare ansvarsområder når man tar over jobben, siden det er veldig kjedelig når viktige papirer ikke blir sendt inn til skatteetaten fordi alle har trodd det var noen andres ansvar. For det tredje, vær en del av foreningen og snakk med folk, så det ikke blir en ensom og isolert post, og få en oversikt på hva foreningen faktisk planlegger før de gjør det, heller enn når du plutselig står med regningen i hånden.
De fleste er engstelige for slike ting som MVA-rapporter og kontakt med skatte- og næringsetaten. Dette er ikke unødvendig, men det kan omgås ved å være ute i god tid og å ha nok informasjon. Folkene som tar telefonen hos skatteetaten/næringsetaten er vanligvis veldig hjelpsomme, og bare man har litt tålmodighet pleier de å kunne finne ut av det meste og forklare hva som trengs når man står fast.
Bli frivillig
Så hopp i det! Bli med i foreningshjulet og vær med på å sikre stabilitet og framdrift. Og mens dere har det gøy, så lærer dere ting som kan hjelpe dere siden og kanskje kan være relevant for enten studier eller en senere jobb. Men først og fremst er det en veldig interessant kjerneposisjon i studentforeningene, det beste studietiden har å by på.
Lykke til!
Om gjestebloggeren:
Sabine Kristiansen har vært aktiv i Realistforeningen på UiO, og har også holdt regnskapskurs for store foreninger for SiO Foreninger de siste to årene. Hun studerer på Politihøgskolen, og har derfor måttet slutte som kursholder for å flytte nordover for å ha praksis.
SiO Foreninger holder regnskapskurs for både store og små foreninger. De første kursene begynner i uke 36, les mer og meld foreningen på her.
Gjesteblogger: Carline Tromp
Redaktør for Argument
Har du en idé som er for god til å være sant, informasjon som må ut, en mening om ting som er viktig for flere? Kanskje studentlivet inspirerer deg til å fortelle, skrive eller dikte? Uansett hva du har lyst til å si er det ingen grunn til å brenne inne med det. Studentmediene er stedet for alle som har noe å komme med, som vil lage fine, morsomme, spennende ting, som vil «sette problemer under debatt» eller bare ha det gøy.
Selv har jeg erfaring fra både radio og tidsskrift, og er for øyeblikket redaktør for det tverrfaglige tidsskriftet Argument som lages av studenter på både universitetet og høyskolene i Oslo. Dette gjesteinnlegget handler om alt som er bra med tidsskrifter, og hvorfor jeg anbefaler alle til å lese og skrive for dem!
Du har kanskje allerede lagt merke til det: å studere kan være stressende. Det er mye informasjon å sette seg inn i, spesielt ved semesterstart. Du skal på forelesninger, seminarer, kollokvier, du skal notere og huske og lese pensum, og hele tida lurer eksamen i bakgrunnen. Pensumlitteraturen kan virke både fremmed og vanskelig å komme gjennom.
En gang i mitt første semester som student husker jeg at jeg, nølende, plukket opp et blad fra et stativ. Jeg tok det med til kantina, kjøpte en kopp kaffe, og begynte å lese en artikkel som en medstudent på studiet mitt hadde skrevet. Plutselig føltes det som om jeg var med på noe, som om jeg skjønte litt mer av det jeg holdt på med. Det var ingen stor avstand mellom meg og teksten, som det var når jeg leste pensum. Og jeg visste med en gang at jeg hadde lyst til å gjøre det samme en gang: å skrive om noe som jeg selv syntes var spennende, og få medstudenter til å lese det.
Siden den gang har jeg bidratt til fire forskjellige studenttidsskrifter, og lest enda flere. De har vært ganske forskjellige. Hvis du tar en titt på oversiktene over foreninger og blader som finnes ved de ulike lærestedene, ser du fort at de spenner fra generelle nyhetene til de smaleste interesser. Som ny student har du sannsynligvis allerede lagt merke til Universitas, studentavisa. Her finner du aktuelle nyheter og reportasjer om ting som angår studenter.
Tidsskriftet jeg plukket opp den første gangen, og som også ble det første som jeg skrev for, het Filologen. Det er et fakultetstidsskrift, laget av studenter på de ulike studieretningene på HF (Humanistisk Fakultet) ved Universitetet i Oslo. Mange fakulteter og institutter har slike tidsskrifter. De er ofte et godt førstevalg for å prøve seg som skribent for første gang, siden de publiserer tekster i forskjellige sjangre og om ulike temaer.
I tillegg til disse «brede» tidsskriftene finnes fagbladene, som kan være nesten urovekkende smale og nerdete. Det er her du går for å skrive om alt du synes er fascinerende med ditt fag. Har du funnet ut noe spennende mens du jobbet med en semesteroppgave, eller oppdaget en fantastisk «case» mens du var på ferie? Skriv om det!
Fagtidsskriftene kan også spille en stor rolle i å lage et godt studiemiljø. På studiestedet mitt fantes det et fint tidsskrift om middelalder og vikingtid (Vellum), som dessverre ble nedlagt. Da jeg begynte på masterstudiene var vi en liten gjeng som bestemte oss for å gjenopplive bladet. Det ble en stor suksess! Slippfestene ble stedet for å møtes og diskutere fag og helt andre ting for studenter som delte interesser på tvers av studieretning. Som skribent var det stas å vite at både medstudenter og vitenskapelig ansatte ved instituttet fulgte med og leste bladet.
For tiden er jeg redaktør for Argument, Norges største, tverrfaglige studenttidsskrift. I Argument skriver studenter fra alle fag og studiesteder om samfunnsaktuelle temaer, forskning og ideer. I motsetning til fagbladene – der du kan skrive om «smale» ting til folk som vet nøyaktig hva du snakker om – driver vi med formidling til et bredere publikum. Som student er du morgendagens meningsbærer. Det vil si at mange av dere som leser dette innlegget vil ha jobber og roller i samfunnet der dere må kunne forklare hva dere mener og hvorfor. Vi legger vekt på å lære skribentene våre å argumentere godt for en sak, og å skrive tilgjengelig og engasjerende om det de kan mye om – om det så er kvantefysikk, politisk teori eller teatervitenskap. Vi ønsker å løfte frem studenters meninger og kunnskap, og vise nye perspektiver og innsikter.
Studenttidsskrifter har altså flere funksjoner – både for redaksjonen, skribentene og et større publikum. Noen av dem er rettet mot fagfeller, andre, som Argument, er tverrfaglige og leses av flere. Felles for dem er at de tilbyr trening i å skrive for et publikum, skrive godt norsk (eller engelsk, for den saks skyld), og uttrykke seg klart og forståelig. Hvis du blir med i en redaksjon vil du i tillegg lære å redigere tekster, gi konstruktiv tilbakemelding til andre, og delta i foreningsarbeid. Alt dette er nyttig erfaring, som vil hjelpe deg både i studiene og i arbeidslivet etterpå.
Tidsskrifter kan være både avkobling og inspirasjon. Et lite pusterom i den hektiske hverdagen – man skal ikke kimse av det. Enda viktigere er at de kan inspirere, engasjere, oppfordre til undring, humring, tenkning og handling. Alt starter med å bare plukke opp et blad og begynne å lese. Argument finnes tilgjengelig ved de største SiO-tilknyttede læresteder og dessuten på treningssentre og Chateau Neuf. Jeg håper selvfølgelig at alle tar en titt på bladet, og kanskje har lyst til å bidra selv. Dere er hjertelig velkomne på vårt infomøte tirsdag 27. august, i 4. etasje på Litteraturhuset!
Mer info på http://www.argumentnett.no
Foto: Anne Fougner Helseth
Om gjestebloggeren:
Carline Tromp er redaktør for tidsskriftet Argument og tar for tiden enkeltemner ved Universitetet i Oslo. Helt siden hun kom hit som utvekslingsstudent i 2007 har Carline vært aktiv i ulike studentforeninger og -medier. Hun mener det er viktig å bygge opp et godt studiemiljø og engasjere deg utover fag og pensum, og synes at det å skrive er best i hele verden!
Det er penger å få!
Det finnes flere støtteordninger som dere i foreningene kan søke til, men om dere bare skal søke støtte fra ett sted dette semesteret så anbefaler vi at dere søker Kulturstyret!
Kulturstyret er studentene i SiO sin egen støtteordning. Midlene som fordeles kommer fra semesteravgiften, og medlemmene i Kulturstyret er selv studenter og har erfaring fra foreningslivet. Kulturstyrets formål er å støtte sosial og kulturell aktivitet drevet av studenter og rettet mot studenter.
I denne posten går vi i SiO Foreninger og Kulturstyrets leder Karl Kristian Kirchhoff gjennom Kulturstyrets hvem, hva, hvor, så om dere sitter med søknadsskjemaet på skjermen er det mye å hente på å lese gjennom dette.
For det første: For dere som skal søke Kulturstyret (og alle andre studentforeninger, i og for seg) er det ett tips som slår alle andre tips når det kommer til søknadsskriving: Ha orden i papirene!
Når dere skal søke Kulturstyret skal dere legge ved regnskap, budsjett, aktivitetsplan og en aktivitetsrapport (mer om dette senere). Det å se på disse tingene som arbeidsdokumenter og holde dem oppdatert gjennom semesteret er det lureste dere gjør. Dersom regnskapet er fullført og aktivitetsrapporten ble skrevet i slutten av forrige semester slipper dere skippertaksarbeid kvelden før levering. Da tar det ikke spesielt lang tid å sende søknaden.
Sett dere også inn i søknadsfristene for semesteret, og husk at dersom dere skal søke om prosjektstøtte så må søknaden leveres slik at den kan behandles av Kulturstyret før arrangementet går av stabelen.
Søknadsskjemaet
Selve søknadsskjemaet er ikke spesielt omfattende, og dere finner det inne på Min Forening. Hvis du ikke har hørt om Min Forening så ta kontakt med oss i SiO Foreninger, så hjelper vi deg i gang.
Før du setter i gang med selve søknadskjemaet er det viktig at dere ser igjennom de opplysningene som er registrert om foreningen på Min Forening. Er informasjonen oppdatert? Er beskrivelsen riktig? Er medlemstallene oppdatert? Er riktige vedtekter lastet opp? Oppdater der det trengs, kryss av for at du har oppdatert, og så er du klar for å ta fatt på søknadsskjemaet.
Når du fyller ut søknadsskjemaet så pass på at dere oppgir kontaktinformasjon for søknaden slik at Kulturstyret kan få tak i rett person om de har spørsmål, og at kontoopplysningene stemmer. Kontoadresse er den adressen banken sender post til, ikke adressen til banken… Når du har kommet så langt at skjemaet er ferdig fylt ut skal vedleggene lastes opp. En veiledning for oppdatering av informasjon og utfylling av søknad finner du her.
Som du har sett nå, så er ikke skjemaet så omfattende, så det aller meste Kulturstyret vet om foreningen din er de de får vite i vedleggene. Les derfor nøye gjennom resten av dette innlegget. Det er skrevet av Karl Kristian Kirchhoff, som er leder for Kulturstyret, og tar for seg hva Kulturstyret legger vekt på når de behandler søknader. Det holder ikke helt å bare ha riktige vedlegg til søknaden, vedleggene bør også ha et godt innhold.
Vi i SiO Foreninger holder kurs og har veiledning for søkere til Kulturstyret. Mer om dette kan du lese her. Lykke til med søknaden!
—
Søke til Kulturstyret
Kulturstyret består av 10 representanter valgt av Velferdstinget. Vi skal fordele rundt 3,5 millioner kroner av semesteravgiften til studentforeninger som din. Selv om dette er mye penger får vi hvert år inn søknader for langt mer enn vi kan innvilge. Derfor må Kulturstyret etterstrebe at hver krone kommer flest mulig studenter til gode på en rettferdig måte. Vi bruker en rekke kriterier for å komme frem til våre vedtak og jeg skal her forsøke å si noe om hvordan vi tenker, slik at du vet hva vi leter etter i en søknad.
Det følgende er basert på kritierene som kommer fram i Kulturstyrets vedtekter, tildelingskriterier og vår handlingsplan. Alle disse dokumentene finnes på Velferdstingets nettsider.
Søknadsbrevet
Når vi mottar en søknad fra dere ser vi gjerne først på søknadsbrevet. Det er dette som er førsteinntrykket av foreningen deres. På under en side bør dere kunne forklare hvem dere er, hva dere gjør og ikke minst hvem dere når ut til. Jo flere aktive SiO-studenter dere har som medlemmer, jo flere SiO-studenter som har glede av tilbudene deres og jo flere typer ulike miljøer dere når ut til, desto større grunnlag har dere for å motta støtte fra oss. Få også frem om dere spiller en viktig rolle i et eller flere miljøer. En forening som står for brorparten av de sosiale arrangementene i et miljø, eller en forening som dekker en viktig nisje, er viktige foreninger. Alle foreninger er viktige, men noen er mer bærende for miljøet enn andre.
I tillegg må dere i søknadsbrevet trekke frem ting som kunne virke underlige i søknaden deres og som dermed bør forklares. Eksempler på dette er: Høye utgifter til leie av lokaler, utstyr eller sosiale kostnader, stor egenkapital, liten aktivitet i forrige periode eller liten aktivitet i kommende periode. Regelen bør være: Er det noe i min søknad som en utenforstående ville stusse ved? I så tilfelle skal det forklares!
I tillegg til søknadsbrevet, skal søknaden inneholde regnskap, budsjett, oversikt over forrige periodes aktivitet og en plan for kommende periode. Når vi leser disse papirene legger vi vekt på følgende:
Budsjett
Dette skal gi opplysning om alle inntekter og utgifter foreningen har. For de fleste studentforeninger som søker oss er det en absolutt nødvendighet å søke støtte annensteds fra i tillegg til støtten dere får fra Kulturstyret. Det kan være fra utdanningsinstitusjonen, fra Frifond, Fritt Ord, Norsk kulturråd, Studentrådet/-parlamentet/-tinget/-utvalget, billettinntekter, annonser m.fl. Har dere ingen andre inntekter, og alle foreninger som ligner deres har det, kan ikke dere forvente at vi skal støtte dere mye mer enn de andre. Har dere forsøkt, men ikke fått det til, så skriv det. Det kan virke formildende.
Budsjetterer dere med et stort underskudd så bør dere begrunne det. Det samme gjelder om dere budsjetterer med et stort overskudd. Vi er ikke glad i å bidra til stor opphopning av penger på bok, men er det gode grunner for å styre mot et overskudd skal ikke det virke negativt.
Ikke lag høye, udefinerte poster og sørg for at også utenforstående kan skjønne hva dere bruker penger på. I tildelingskriteriene er det en oversikt over tiltak som vi ikke kan støtte, denne er det lurt å ta en titt på.
Regnskap
Så ser vi på hvor mye dere søker om, hvor mye dere søkte om i fjor og hvor mye dere fikk da. Vi er nå ute etter å finne ut om dere trenger pengene dere søker om. Da går vi til regnskapet. Gikk dere i ikke-planlagt budsjettoverskudd så betyr det at dere fikk penger av oss i fjor som dere ikke brukte. Da tenker vi: så bra for oss. Da kan (noe av) den støtten vi ga dere i fjor trekkes fra den støtten vi gir dere i år.
Vi ser også etter størrelsen på egenkapitalen. Å ha en viss egenkapital kan være en forutsetning for sunn økonomisk drift, men er egenkapitalen på mer enn 30 prosent av omsetningen så kan det være lurt å si noe om hvorfor den er på den størrelsen den er.
Oversikt over forrige periode
Ikke bare legg ved papirene fra generalforsamlingen! Dette dokumentet skal gi oss (som ikke kjenner til foreningen) et inntrykk av aktivitetsnivået i foreningen. Derfor er det viktig å ha med alle typer arrangementer, hvor mange som kom og hvilken betydning dere har hatt for studiemiljøet.
Plan for kommende periode
Semester- eller årsplanen skal si noe om hva som skal skje. Her skal alle større arrangementer med. Hvor mange studenter antar dere å treffe på de ulike arrangementene? Dette skal samsvare med budsjettet. Vi ser ofte på hva dere fikk i årene/semestrene før og sammenligner med oversikten fra forrige periode. Hvis deres aktivitetsnivå stiger bør det utløse mer støtte, om den synker er det fare for kutt. Dere må forstå at vi leser planene, rapportene, budsjettene og regnskapene i sammenheng, da er det viktig at disse stemmer overens.
Oppsummering
Vi i Kulturstyret er mennesker, og det kan være lurt å gå gjennom deres egen søknad på denne måten: Hvis jeg ikke visste noe om min egen forening utover denne søknaden vi nå sender, hva ville jeg tenkt om:
– Den totale søknadssummen sett i forhold til aktivitetsnivå? Høres den rimelig ut?
– Nivået på egenkapitalen? Er det et selvforklarende, sunt nivå?
– De ulike budsjettpostene? Er det noen av postene som virker rare? Er det for eksempel selvforklarende at din forening MÅ ha internstyremiddag til 20 000 kroner?
– Overskuddet/underskuddet fra i fjor? Behøver det en forklaring?
– Avviket mellom budsjettet for fjoråret og regnskapet? Her bør alle større avvik kommenteres.
– Det planlagte overskuddet/underskuddet i budsjettet? Er det selvsagt hvorfor dere budsjetterer med den balansen dere gjør?
– Er denne foreningen viktig for sitt studiemiljø?
– Kan man stole på denne foreningen? Har de brukt tidligere tildelinger fornuftig?
– Dekker den et behov ingen andre dekker, bidrar den til bredden i studentmiljøet?
En god søknad gir den som leser den et inntrykk av at dette er en viktig forening som gir og kommer
til å gi et tilbud som kommer mange SiO-studenter til gode og som virkelig trenger den summen med penger de søker om.
De reglene som er satt opp her er ment å reflektere hvordan vi tenker. Det er ikke meningen at dere skal maksimere disse. Selv om dere ikke er en «bærende studentorganisasjon» som treffer alle SiOs studenter, er dere fullstendig berettiget til å søke og vi vil mest sannsynlig også gi støtte til din studentforening.
Gjesteblogger: Nicolai Solheim
Leder for Studentfestivalen i Oslo
Et nytt semester er rett rundt hjørnet. Det innebærer nye utfordringer, nye venner – og ikke minst en feiende, flott studiestart.
Tanken var egentlig å dedikere dette innlegget til å hedre de som jobber et år frivillig for å gi Oslos studentmasse den beste studiestarten tenkelig, men valget falt heller på å dra frem mangfoldet og studentlivet i Oslo. For, vi er heldige. Vi har studentforeninger og tilbud for enhver. Enten det er nerden, sportsnarkomanen – eller kunstneren. Og det er kanskje nettopp disse tilbudene som skal til for å gi studietiden det lille ekstra dyttet i riktig retning.
Noen har allerede stiftet godt bekjentskap, men for mange kan de første to ukene være et genuint mareritt. Tigerstaden – som Bjørnstjerne kalte Oslo en tid tilbake – oppfattes ikke nødvendigvis som en stolt studentby. For studenter som kommer utenbys fra kan opplevelsen være kald, lumsk og ensom, og det er vår – studentenes – oppgave å gjøre Oslo til den stolte studenthovedstaden! Enten det er gjennom tilrettelegging, eller inkludering i studentmangfoldet.
Det er nettopp her mitt engasjement i Det Norske Studentersamfund og Studentfestivalen i Oslo (STUDiO) blir relevant. STUDiO er Norges største årlige studentfestival og arranges i år 12. – 24. august.
Altså under fadderukene på de fleste akkrediterte institusjoner i Oslo. Det vi tilbyr er et spennende og variert program med alt fra konserter og fester til debatter og foredrag. Alt dette gjør vi i håp om å gi både nye og gamle studenter en feiende flott start på semesteret under de aller beste forutsetninger.
Når dette er sagt, så er det ikke bare STUDiO som tilrettelegger studietiden for Oslos studentmasse. Det er en skog av åpne foreninger som gjør nettopp dette og tar aktiv del i festivalen. Og alt dette baserer seg på frivillig drift der personene bak dette er studenter – som deg og meg.
Felles for alle er uansett at det er den første tiden som student man stifter bekjentskap. En opplever en helt ny verden og får venner for livet! Det er ikke til å legge skjul på at en forening er et veldig greit sted å starte om man ønsker nye venner og et sosialt miljø.
Kanskje man til og med finner den store kjærligheten i løpet av denne kjernetiden.
Det blir sagt at studietiden er den beste tiden, så hvorfor ikke gjøre det beste ut av det? Min oppfordring til deg som student er at du ikke må være redd for å ta kontakt, slå av en prat eller si hei.
Engasjer deg i studentmangfoldet. Enten det er innen politikk, kultur, akademisk eller sosialt. Hva har du å tape?
Og til deg som har studert lenge. Du husker kanskje hvordan det var å sette foten på en ny institusjon? Hjelp oss med å gjøre dagen bedre for Oslos nye studenter. Det er ikke ditt ansvar å være fadder disse to ukene, men det er utrolig hva ett smil og ett «hei» kan gjøre.
Med ønske om en feiende flott studiestart!
STUDiO skal være arenaen der man blir kjent, har det gøy og får en smak av det hovedstaden kan by på når studentene går sammen. Mitt mål for STUDiO er å samle studentene på tvers av studiested og gi dem den beste studiestarten tenkelig.
Nicolai Solheim, festivalsjef
Studentfestivalen i Oslo
PS. Program og mer informasjon om STUDiO blir publisert fortløpende på www.studiofestivalen.no, følg festivalen på facebook.com/studiofestival og twitter.com/studiofestival
Fotograf: Glenruben Engen Larsen
FORENINGSBLOGGEN 