Det er penger å få!

KS - logoDet finnes flere støtteordninger som dere i foreningene kan søke til, men om dere bare skal søke støtte fra ett sted dette semesteret så anbefaler vi at dere søker Kulturstyret!

Kulturstyret er studentene i SiO sin egen støtteordning. Midlene som fordeles kommer fra semesteravgiften, og medlemmene i Kulturstyret er selv studenter og har erfaring fra foreningslivet.  Kulturstyrets formål er å støtte sosial og kulturell aktivitet drevet av studenter og rettet mot studenter.

I denne posten går vi i SiO Foreninger og Kulturstyrets leder Karl Kristian Kirchhoff gjennom Kulturstyrets hvem, hva, hvor, så om dere sitter med søknadsskjemaet på skjermen er det mye å hente på å lese gjennom dette.

For det første: For dere som skal søke Kulturstyret (og alle andre studentforeninger, i og for seg) er det ett tips som slår alle andre tips når det kommer til søknadsskriving: Ha orden i papirene!

Når dere skal søke Kulturstyret skal dere legge ved regnskap, budsjett, aktivitetsplan og en aktivitetsrapport (mer om dette senere).  Det å se på disse tingene som arbeidsdokumenter og holde dem oppdatert gjennom semesteret er det lureste dere gjør. Dersom regnskapet er fullført og aktivitetsrapporten ble skrevet i slutten av forrige semester slipper dere skippertaksarbeid kvelden før levering.  Da tar det ikke spesielt lang tid å sende søknaden.

Sett dere også inn i søknadsfristene for semesteret, og husk at dersom dere skal søke om prosjektstøtte så må søknaden leveres slik at den kan behandles av Kulturstyret før arrangementet går av stabelen.

Søknadsskjemaet

Selve søknadsskjemaet er ikke spesielt omfattende, og dere finner det inne på Min Forening. Hvis du ikke har hørt om Min Forening så ta kontakt med oss i SiO Foreninger, så hjelper vi deg i gang.

Før du setter i gang med selve søknadskjemaet er det viktig at dere ser igjennom de opplysningene som er registrert om foreningen på Min Forening. Er informasjonen oppdatert?  Er beskrivelsen riktig? Er medlemstallene oppdatert? Er riktige vedtekter lastet opp? Oppdater der det trengs, kryss av for at du har oppdatert, og så er du klar for å ta fatt på søknadsskjemaet.

Når du fyller ut søknadsskjemaet så pass på at dere oppgir kontaktinformasjon for søknaden slik at Kulturstyret kan få tak i rett person om de har spørsmål, og at kontoopplysningene stemmer. Kontoadresse er den adressen banken sender post til, ikke adressen til banken… Når du har kommet så langt at skjemaet er ferdig fylt ut skal vedleggene lastes opp. En veiledning for oppdatering av informasjon og utfylling av søknad finner du her.

Som du har sett nå, så er ikke skjemaet så omfattende, så det aller meste Kulturstyret vet om foreningen din er de de får vite i vedleggene. Les derfor nøye gjennom resten av dette innlegget. Det er skrevet av Karl Kristian Kirchhoff, som er leder for Kulturstyret, og tar for seg hva Kulturstyret legger vekt på når de behandler søknader. Det holder ikke helt å bare ha riktige vedlegg til søknaden, vedleggene bør også ha et godt innhold.

Vi i SiO Foreninger holder kurs og har veiledning for søkere til Kulturstyret. Mer om dette kan du lese her. Lykke til med søknaden!

Søke til Kulturstyret

 Kulturstyret består av 10 representanter valgt av Velferdstinget. Vi skal fordele rundt 3,5 millioner kroner av semesteravgiften til studentforeninger som din. Selv om dette er mye penger får vi hvert år inn søknader for langt mer enn vi kan innvilge. Derfor må Kulturstyret etterstrebe at hver krone kommer flest mulig studenter til gode på en rettferdig måte. Vi bruker en rekke kriterier for å komme frem til våre vedtak og jeg skal her forsøke å si noe om hvordan vi tenker, slik at du vet hva vi leter etter i en søknad.

Det følgende er basert på kritierene som kommer fram i Kulturstyrets vedtekter, tildelingskriterier og vår handlingsplan. Alle disse dokumentene finnes på Velferdstingets nettsider.

Søknadsbrevet

Når vi mottar en søknad fra dere ser vi gjerne først på søknadsbrevet. Det er dette som er førsteinntrykket av foreningen deres. På under en side bør dere kunne forklare hvem dere er, hva dere gjør og ikke minst hvem dere når ut til. Jo flere aktive SiO-studenter dere har som medlemmer, jo flere SiO-studenter som har glede av tilbudene deres og jo flere typer ulike miljøer dere når ut til, desto større grunnlag har dere for å motta støtte fra oss.  Få også frem om dere spiller en viktig rolle i et eller flere miljøer. En forening som står for brorparten av de sosiale arrangementene i et miljø, eller en forening som dekker en viktig nisje, er viktige foreninger. Alle foreninger er viktige, men noen er mer bærende for miljøet enn andre.

I tillegg må dere i søknadsbrevet trekke frem ting som kunne virke underlige i søknaden deres og som dermed bør forklares. Eksempler på dette er: Høye utgifter til leie av lokaler, utstyr eller sosiale kostnader, stor egenkapital, liten aktivitet i forrige periode eller liten aktivitet i kommende periode. Regelen bør være: Er det noe i min søknad som en utenforstående ville stusse ved? I så tilfelle skal det forklares!

I tillegg til søknadsbrevet, skal søknaden inneholde regnskap, budsjett, oversikt over forrige periodes aktivitet og en plan for kommende periode. Når vi leser disse papirene legger vi vekt på følgende:

Budsjett

Dette skal gi opplysning om alle inntekter og utgifter foreningen har. For de fleste studentforeninger som søker oss er det en absolutt nødvendighet å søke støtte annensteds fra i tillegg til støtten dere får fra Kulturstyret. Det kan være fra utdanningsinstitusjonen, fra Frifond, Fritt Ord, Norsk kulturråd, Studentrådet/-parlamentet/-tinget/-utvalget, billettinntekter, annonser m.fl. Har dere ingen andre inntekter, og alle foreninger som ligner deres har det, kan ikke dere forvente at vi skal støtte dere mye mer enn de andre. Har dere forsøkt, men ikke fått det til, så skriv det. Det kan virke formildende.

Budsjetterer dere med et stort underskudd så bør dere begrunne det. Det samme gjelder om dere budsjetterer med et stort overskudd. Vi er ikke glad i å bidra til stor opphopning av penger på bok, men er det gode grunner for å styre mot et overskudd skal ikke det virke negativt.

Ikke lag høye, udefinerte poster og sørg for at også utenforstående kan skjønne hva dere bruker penger på. I tildelingskriteriene er det en oversikt over tiltak som vi ikke kan støtte, denne er det lurt å ta en titt på.

Regnskap

Så ser vi på hvor mye dere søker om, hvor mye dere søkte om i fjor og hvor mye dere fikk da. Vi er nå ute etter å finne ut om dere trenger pengene dere søker om. Da går vi til regnskapet. Gikk dere i ikke-planlagt budsjettoverskudd så betyr det at dere fikk penger av oss i fjor som dere ikke brukte. Da tenker vi: så bra for oss. Da kan (noe av) den støtten vi ga dere i fjor trekkes fra den støtten vi gir dere i år.

Vi ser også etter størrelsen på egenkapitalen. Å ha en viss egenkapital kan være en forutsetning for sunn økonomisk drift, men er egenkapitalen på mer enn 30 prosent av omsetningen så kan det være lurt å si noe om hvorfor den er på den størrelsen den er.

Oversikt over forrige periode

Ikke bare legg ved papirene fra generalforsamlingen! Dette dokumentet skal gi oss (som ikke kjenner til foreningen) et inntrykk av aktivitetsnivået i foreningen. Derfor er det viktig å ha med alle typer arrangementer, hvor mange som kom og hvilken betydning dere har hatt for studiemiljøet.

Plan for kommende periode

Semester- eller årsplanen skal si noe om hva som skal skje. Her skal alle større arrangementer med. Hvor mange studenter antar dere å treffe på de ulike arrangementene? Dette skal samsvare med budsjettet. Vi ser ofte på hva dere fikk i årene/semestrene før og sammenligner med oversikten fra forrige periode. Hvis deres aktivitetsnivå stiger bør det utløse mer støtte, om den synker er det fare for kutt. Dere må forstå at vi leser planene, rapportene, budsjettene og regnskapene i sammenheng, da er det viktig at disse stemmer overens.

Oppsummering

Vi i Kulturstyret er mennesker, og det kan være lurt å gå gjennom deres egen søknad på denne måten: Hvis jeg ikke visste noe om min egen forening utover denne søknaden vi nå sender, hva ville jeg tenkt om:

– Den totale søknadssummen sett i forhold til aktivitetsnivå? Høres den rimelig ut?

– Nivået på egenkapitalen? Er det et selvforklarende, sunt nivå?

– De ulike budsjettpostene? Er det noen av postene som virker rare? Er det for eksempel selvforklarende at din forening MÅ ha internstyremiddag til 20 000 kroner?

– Overskuddet/underskuddet fra i fjor? Behøver det en forklaring?

– Avviket mellom budsjettet for fjoråret og regnskapet? Her bør alle større avvik kommenteres.

– Det planlagte overskuddet/underskuddet i budsjettet? Er det selvsagt hvorfor dere budsjetterer med den balansen dere gjør?

– Er denne foreningen viktig for sitt studiemiljø?

– Kan man stole på denne foreningen? Har de brukt tidligere tildelinger fornuftig?

– Dekker den et behov ingen andre dekker, bidrar den til bredden i studentmiljøet?

En god søknad gir den som leser den et inntrykk av at dette er en viktig forening som gir og kommer

til å gi et tilbud som kommer mange SiO-studenter til gode og som virkelig trenger den summen med penger de søker om.

De reglene som er satt opp her er ment å reflektere hvordan vi tenker. Det er ikke meningen at dere skal maksimere disse. Selv om dere ikke er en «bærende studentorganisasjon» som treffer alle SiOs studenter, er dere fullstendig berettiget til å søke og vi vil mest sannsynlig også gi støtte til din studentforening.

Advertisements

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s